Haïti / Archives : un bon archivage pour une bonne gouvernance

L’année 2012 touche à sa fin et les Archives Nationales d’ Haïti s’engagent encore plus en maintenant le cap sur ce qui constitue les activités phares de son programme pour l’exercice 2012-2013 :

1) Le projet « un Bon Archivage pour la Bonne Gouvernance » avec ses composantes.

2) Le renforcement institutionnel dont on vient d’entamer la deuxième phase.

« Un bon archivage pour une bonne gouvernance » couvre un champ multi sectoriel, de l’aspect patrimonial à la prise quotidienne de bonnes décisions à tous les échelons des structures de l’Etat en passant par la mise à disposition d’un ensemble de données exactes touchant l’identification des personnes, le cadastre et la propriété foncière.

Les effets dévastateurs du séisme du 12 janvier 2010 nous ont contraints à réviser le plan initial d’intervention (PGDA) Programme de Gestion des Documents Administratifs en introduisant une nouvelle méthode dite de la « Boite à Outils » (BAO) sous les auspices du Conseil International des Archives, lancée officiellement le 23 juillet 2012 au Karibe Convention Center à Port-au-Prince. Un premier séminaire organisé à l’occasion a réuni les responsables d’archives des plus hautes instances de l’Etat qui ont depuis entrepris sous la supervision de la direction technique des ANH la localisation puis le métrage linéaire des divers fonds d’archives éparpillés et entreposés après le séisme.

Un deuxième séminaire de formation en BAO pour le même groupe est en cours de préparation pour janvier 2013. Le couronnement de ce programme de formation est déjà en cours de préparation avec l’organisation de la SIAF3 (Semaine Internationale des Archives Francophones) qui se tiendra à Port-au-Prince en novembre 2013, après Dakar et Hanoi, sous les auspices de l’Organisation Internationale de la Francophonie (OIF), l’Association Internationale des Archives Francophones (AIAF), le Comité Interministériel des Archives de France et le Conseil International des Archives.

Cette série de séances de formation devra nous conduire à la mise en place d’un noyau dur qui se chargera de l’implantation des UGED (Unité de Gestion de Documents) dans tous les Ministères et organes Centraux de l’Etat.

Il y va de la sauvegarde des 60 dernières années d’archives contemporaines d’Haïti actuellement en grand danger et difficilement accessibles.

Un autre volet important de ce programme d’archivage pour la bonne gouvernance touche la question de l’identification nationale, toujours dans l’impasse.

Haïti ne peut pas se permettre de ne pas se trouver au diapason de la normalisation internationale en matière d’identification des citoyens prévue pour l’horizon 2030. Il n’est pas normal pour qu’en 2012 il y ait plus de deux millions de nos concitoyens non enregistrés tant à l’intérieur qu’a l’extérieur du Pays. Les Archives Nationales d’Haïti, grâce à l’assistance financière du Ministère de l’Economie et des Finances ont pu poursuivre le programme de numérisation du registre civil haïtien dont le financement par l’ACDI a été momentanément suspendu. Avec l’assistance technique et matérielle de l’OEA, les Archives Nationales entameront bientôt la numérisation des registres des Greffes pour compléter la base de données devant servir à l’ONI pour accélérer et fiabiliser le processus d’identification des citoyens Haïtiens . Nous avons également compris qu’il fallait travailler de concert avec le Ministère de la Justice et l’ONI pour enregistrer les sans papiers qui pullulent dans nos sections communales. Un programme pilote dans le Sud Est et dans les ‘lakou’ Souvenance, Badjo et Soukri est actuellement en cours. Il s’effectuera sous forme d’opération « Coup de Poing » dans chaque section communale pour aller à la rencontre de ces hordes de sans papiers trop longtemps laissés pour compte.

Parallèlement les Archives Nationales entreprennent des activités à caractère patrimonial, le projet de sauvetage des archives du XIXème siècle appuyé par la Smith sorian Institution et la Commission Nationale Haïtienne de coopération avec l’Unesco est à sa deuxième phase. La mise en boite se poursuit ainsi que l’expérience d’un dépôt sécurisé non climatisé mais bien ventilé (température constante de 20 degrés c) avec contrôle de l’hygrométrie est menée à bien par le spécialiste Patrick VILAIRE. On envisage déjà d’aménager un deuxième dépôt sécurisé pour contourner les difficultés de stockage dues à la carence énergétique.

De très gros efforts viennent d’être consentis pour moderniser notre laboratoire de restauration et notre atelier de reliure grâce au précieux concours d’un spécialiste franco-italien, Antonio Mirabile, qui a bénévolement mis ses services à notre disposition après le séisme du 12 janvier 2010.

Cette fin d’année nous occupe à plus d’un titre Les Archives Nationales d’Haïti ont à leur actif :

• · Sa participation à la rencontre régionale de l’OEA à Trinidad sur l’harmonisation du système de l’immigration de la Gestion de l’identité et de la modernisation du registre civil.
• · Sa présence active au deuxième Séminaire ATOM à Fort de France organisé par la CARBICA
• · Son Implication dans deux événements patrimoniaux à Washington : la World Digital Library Partners meeting et la International Summit of the book.

Toutes ces multiples activités se déroulent sur une toile de fonds de renforcement institutionnel sans précédent : nouveau budget, nouvel organigramme avec création d’une Direction des ressources humaines, d’une unité de Communication et de relations publiques et d’un cabinet du Directeur Général. On s’achemine par une approche entrepreneuriale renforcée de cet important service public ou de nouveaux produits sont élaborés :

ü LAE (Livraison à l’Etranger)

ü LAG (Livraison aux guichets), deuxième version

La plateforme automatique LAE des ANH est connectée depuis le 3 Mai 2012 à nos jours aux Consulats d’Haïti établis à l’Etranger : Miami, Orlando, New York, Cayenne, paris, Boston, Pointe à Pitre, Washington. Seront bientôt connectés, Turcks and Caicos, République Dominicaine, Montréal, Ottawa, Bahamas pour ne citer que ceux la.

Les partenaires du secteur privé entreront bientôt en jeu.

• · 1,2 Tell avec un réseau de 12 sous agences en Floride
• · Unitransfer
• · CAM Transfer

Un service de proximité qui pour un prix unique de 170 dollars américains ou 130 euros (zone euro) offre toutes les facilités aux Haïtiens vivant à l’Etranger qui veulent obtenir un extrait quelconque d’acte d’état civil avec possibilité de faire le suivi de leur dossier via le Centre d’appel des Archives Nationales CIANAH par son numéro gratuit 1-866-9787264 et la transmission des extraits par courrier spécial.

Finis les faux documents, finis les coûts excessifs, finies les tracasseries de toutes sortes, les Archives Nationales d’Haïti sont de plus en plus prêts de vous pour vous servir. La Bonne Gouvernance et le renforcement institutionnel feront bon ménage également à travers l’inauguration prochaine du Nouveau Service à la Clientèle à la fin de cette année 2012 au Bicentenaire dans le cadre de la concrétisation du programme présidentiel d’amélioration de la qualité du service aux citoyens inauguré par le Président de la République le 22 Mai 2012.

L’amélioration de la qualité du service aux citoyens exige un esprit nouveau, du sang neuf, un nouvel environnement physique et humain ainsi que l’apport des nouvelles possibilités offertes par les technologies de l’information et de la communication.

Notre équipe vient d’être renforcée de recrus provenant du programme présidentiel d’embauche d’étudiants qualifiés géré par le Ministère de la Culture.

Pour symboliser l’esprit nouveau qui caractérisera le nouveau service à la clientèle des Archives Nationales d’ Haïti en 2013 nous leur avons fait prendre l’engagement solennel suivant lors de leur installation le vendredi 30 novembre 2012.

Je m’engage à :

1) Respecter tous les principes de la loi régissant le statut général de la Fonction Publique.

2) Respecter et à faire respecter les règlements intérieures des Archives Nationales d’Haïti.

3) Servir la population sans exiger en retour des frais ou pourboires en dehors des montants exigés par la loi.

4) Travailler dans l’ordre et la discipline en ce qui a trait à la ponctualité, l’assiduité au rendement quantitatif et qualitatif et au respect des normes et des procédures liées aux taches qui me sont confiées.

5) Résister à toutes les tentatives de corruption d’où qu’elles viennent et de ne pas servir d’intermédiaire entre les clients et les ANH

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